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三和 付刃バイト 32mm 519-9 千吉 ポリウレタンチューブ 三甲専門販売店

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2015.02.19  星子 祐己絵 

年度末や期末が近づいてくると、色々と頭を悩ませることが多くなります。

売上目標に対する達成度を気にする時期でもありますが、メンバーが変わったり 、会社の方針が変わったり、さらにはオフィスが変わったりと、会社内に変化が起きる時期でもあります。ただでさえ忙しいのに、社内の変化に連動して、仕事もどんどん増えていきます。

特に、あなた自身の異動が決まった場合や、部下や同じチームのメンバーの異動が分かっている場合に、一番厄介でとりかかりたくないものに業務引継書の作成があげられます。

メンバーがいなくなれば、新しい人が来ます。新しく来た人がスムーズに仕事に順応できる職場を作り上げるために、引継書は必須です。ただでさえ忙しいので、引継書に時間をかけている暇も無いかもしれません。ですが、

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、分かりやすい引継書を作成しておかないと、年度明けに職場は非常に苦労することになります。

そこで今回は、分かりやすい引継書を効率よく作成するためのポイントについて解説します。 あなたの異動、そしてメンバーの異動が発生することが既に分かっているのであれば、ぜひ早めに取りかかっておきましょう。

業務引継書とは

これまで業務にほとんど携わることがなかった新しい担当に対して、なるべくスムーズ且つミスが少なく仕事や作業を行っていただくために、前担当者が作成するドキュメントです。新しく担当になる方にとっては「教科書のようなもの」です。

役に立たない引継書が量産されると

あなたが苦労して作った引継書が、もしもポイントが全く外れたものだとしたら、どんなことが起こるでしょうか。

新担当者はどうすればいいかわからない上に、間違いなくあなたを恨みます。
「こんなわかりにくい手順の説明じゃ何もわからないよ!全く今までどんな仕事していたんだ!」と。

一方異動したあなたは、異動先でもポイントの外れた引継書を手に思います。
「こんな名前のフォルダ見つからないよ!イントラ?HDD?一体どこにあるんだ!」

そんな時、以前にあなたがいた職場の新しい担当者が、いきなりあなたのところに現れます。しかも、あなたが異動前に作成した引継書を持って。 「こんな引継書じゃ保存場所はおろか、手順も作業の目的もわからない」と。

それに対して、あなたはカッとなって思わず声を荒らげます。
「そんなこともご存知ないんですか!」「私も忙しいんですよ!そこまで説明しないとわからないんですか!!」

……ここまでを口にしてハタと気が付くのです。
ご存じないのです。そこまで説明しないとわからないのです。

それにだれでも、「先にこの作業をしておいてから次の作業をした方が時間短縮になる」とか「これは大事な作業だから、忘れないために付箋を書いてメンバーに手渡ししている」といったような、仕事の効率化を図るために独自で編み出したような仕事術を持っているものです。
そんな、その人にしかわからない仕事を、新しく来た担当者がすぐに理解できるわけがありません。

だから、引継書が必要なのです。

分かりやすい業務引継書を効率よく作成するための3つの方法

業務引継書を作成する上で重要なことは3つあります。この3つさえ抑えておけば、効率よく引継書を作成することが可能です。

なお、、ドキュメントの作成方法は、ワードでもパワーポイントでもメモ帳でも、何でも結構です。使い慣れているものを使ってください。

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「点」としての業務や作業は殆ど発生しないといっても過言ではありません。業務は必ず、なにかしら他の業務や作業と「線」で結ばれた関わりを持っています。

「この作業で正確な数字が出ないと○○の業務に着手する際困ることになる」といった関係性や繋がりが明確であれば、たとえ単純な業務や作業であっても目的がはっきりし、意図を汲んだ結果を導き出しやすくなります。

2. 業務・作業にかかわる関係者を明示する

最初は「何かが違うようだが、何が違うのかがわからない」「何がわからないのかがわからない」状態に陥ることもあります。その業務・作業にかかわる担当者がいれば、相談することができます。

新担当が一人で結論を出さざるを得ない状態を回避することができるのです。そのことからも、業務・作業の関係者は、新しい担当には必ず伝える必要があります。

3. 手順はしつこいくらい丁寧に

例えば、集計ファイルを作成する必要があるなら、

  • 参照するテンプレートはどこに保存されているか
  • 集計する必要のあるデータは幾つあって名称はなにか
  • そのデータはどこに保存されているものなのか
  • ファイルにつける名称にはルールあるのか
  • どこに保存するのか

少なくともこのぐらいの細かさでの指示が必要です。流れがわかっているあなたにとっては煩わしいかもしれませんが、どれも説明がなければ「どうすればいいだろう」と疑問に思うことだらけです。

あなたの目線ではなく、何も知らない新しい担当者の目線になりましょう。

まとめ:引継書の作成は、業務の棚卸ができる絶好の機会

引継書を作成するためには、対象となる業務・作業を必ずきちんと把握し、ポイントをおさえ、説明できる状態である必要があります。引継書を書くときに迷うということは、把握が甘かった、曖昧な部分を見て見ぬふりをしてきた
2017-12-14

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、という可能性が考えられます。

たまには自分の仕事の棚卸しの意味もこめて、引継ぎが発生しない場合でも「引継書」をつくってみるのはいかがでしょうか。

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